Le Directeur Général

DOUAI, le 26 avril 2010

REGLEMENT D’APPLICATION DU CODE DES MARCHES PUBLICS AUX ACHATS DE L’AGENCE EN MATIERE DE TRAVAUX, DE FOURNITURES ET DE SERVICES

Les décrets du 19 et 21 décembre 2008 ont largement modifié le décret n° 2006-975 du 1er août 2006 portant réforme du Code des Marchés Publics (CMP). Ceci nécessite un rappel et une actualisation des règles de la commande publique pour l’Agence, dans le cadre de ses achats pour ses propres besoins en matière de travaux, de fournitures et de services.

La présente note, publiée à la rubrique « marchés publics » du site Internet de l’Agence et affichée au siège de l’Agence, définit donc les modalités applicables aux achats souscrits à compter du 26 avril 2010.

L’Agence doit en effet définir elle-même le mode d’analyse pertinent des besoins d’achats, pour évaluer le respect des seuils réglementaires des marchés, et utiliser des « procédures adaptées » en deçà de ces seuils.

Tout achat, quel que soit son montant, est soumis aux dispositions de l’article 1er du CMP qui prévoit que "les marchés publics […] respectent les principales de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures. Ces principes permettent d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics […]".

Les « étapes clés » sont :

  la définition préalable, pertinente et précise des besoins d’achats ;
  le respect des obligations de publicité et de mise en concurrence dans les procédures d’achats ;
  la recherche de l’offre économiquement la plus avantageuse et, dans ce cadre, la définition et l’identification pertinente des garanties professionnelles demandées aux fournisseurs et des critères de jugement des offres.

I - DEFINITION DES BESOINS D’ ACHATS PUBLICS

► La prévision et l’évaluation des besoins d’achats

L’estimation financière des besoins d’achats pour l’ensemble de l’Agence est réalisée par la Direction Administrative et Financière au stade de la préparation du Budget Primitif, à partir des prévisions des services acheteurs et après arbitrage budgétaire.

L’addition pour toute l’Agence sur l’ensemble des fournitures et services, des besoins identifiés en fonction de leur caractère homogène, soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle, détermine les seuils de marchés concernés pour chaque catégorie d’achats : cette liste est publiée pour chaque année avant le début de l’exercice budgétaire et communiquée aux différents services acheteurs (cf. annexe 1).

Pour les travaux immobiliers, le seuil s’apprécie par ouvrage ou par type d’opération sur les biens immobiliers.

Pour les dépenses récurrentes de fournitures ou de services, le besoin est apprécié sur une période annuelle moyenne constatée sur 3 ans : la liste de ces achats est transmise aux services acheteurs.

► L’addition des seuils financiers pour les prestations homogènes de services ou fournitures et d’opérations de travaux

L’Agence, pour fixer les indicateurs pertinents permettant d’apprécier les seuils de mise en concurrence, maintient une nomenclature des fournitures et des services reprise en annexe 1.

II - PROCEDURES D’ACHATS

Dans le respect des seuils visés au Code des Marchés Publics, l’Agence met en oeuvre les procédures suivantes :

Catégorie A - ► Achats dans une catégorie d’un montant supérieur ou égal à 120 000 € HT en matière de fournitures ou de services repris à l’article 29 du CMP ou supérieur à un montant de 1 M€ HT en matière de travaux

Tout achat dans cette catégorie A est systématiquement soumis, sauf cas particulier, à une procédure d’appel d’offres ou selon les cas une autre procédure formalisée prévue par le CMP avec publication d’un avis d’appel public à la concurrence (AAPC), obligatoirement au BOAMP et à la rubrique « marchés publics » du site Internet de l’Agence, au JOUE si le seuil du marché le nécessite et si nécessaire, selon la nature du besoin, dans une publication spécialisée (exemples : « le moniteur » : prestations de travaux ; « 01 informatique » : prestations informatiques ; « stratégies » : prestations de communication »).

Les achats de services concernés par cette procédure, tels que prévu à l’article 29 du CMP sont les suivantes :

1 - Services d’entretien et de réparation ; 2 - Services de transports terrestres, y compris les services de véhicules blindés et les services de courrier, à l’exclusion des services de transports ferroviaires ; 3 - Services de transports aériens de voyageurs et de marchandises ; 4 - Services de transports de courrier par transport terrestre et par air ; 5 - Services de communications électroniques ; 6 - Services financiers : services d’assurances, services bancaires et d’investissement, sous réserve des dispositions des 3° et 5° de l’article 3 ; 7 - Services informatiques et services connexes ; 8 - Services de recherche-développement, sous réserve des dispositions du 6° de l’article 3 ; 9 - Services comptables, d’audit et de tenue de livres ; 10 - Services d’études de marché et de sondages ; 11 - Services de conseil en gestion et services connexes ; 12 - Services d’architecture ; services d’ingénierie et services intégrés d’ingénierie ; services d’aménagement urbain et d’architecture paysagère ; services connexes de consultations scientifiques et techniques ; services d’essais et d’analyses techniques ; 13 - Services de publicité ; 14 - Services de nettoyage de bâtiments et services de gestion de propriétés ; 15 - Services de publication et d’impression ; 16 - Services de voirie et d’enlèvement des ordures, services d’assainissement et services analogues.

L’allotissement est requis, sauf impossibilité ou inconvénient avéré d’ordre technique ou financier.

Au vu du procès-verbal d’ouverture des enveloppes par la Commission Marchés (voir composition de la Commission Marchés en annexe 2), le Directeur Général de l’Agence ou son délégataire dûment désigné décide, si besoin, de donner un délai aux candidats pour compléter leur dossier de candidature, dans les limites autorisées par le Code des Marchés Publics.

La Commission Marchés examine le résultat des candidatures et donne son avis sur la liste des candidats à retenir, examine les offres et en opère le classement en respect des critères prédéterminés dans le règlement de la consultation, avant décision du Directeur Général de l’Agence ou en cas d’absence ou d’empêchement, de son délégataire dûment désigné au vu du rapport de présentation réalisé par la Cellule Commande Publique.

Les candidats non retenus sont informés par la Cellule Commande Publique dans un délai de 10 jours à compter de la décision du Directeur Général et avant notification du marché par le Service Comptabilité.

CATEGORIE B - ► Achats dans une catégorie d’un montant supérieur ou égal à 40 000 € HT et inférieur à 120 000 € HT pour les fournitures et services relevant de l’article 29 du CMP ou 1 M€ de travaux ou achat de services relevant de l’article 30 du CMP sans limite maximale de montant

Tout achat relevant de cette catégorie B est en principe soumis, sauf cas particulier, à une « procédure adaptée » avec publicité, sous forme d’avis d’appel public à la concurrence (AAPC), obligatoirement au BOAMP et à la rubrique « marchés publics » du site Internet de l’Agence, et si nécessaire, selon la nature du besoin, dans une publication spécialisée.

Les candidats disposent au minimum de 15 jours à compter de la date de parution de l’ « AAPC » pour faire acte de candidature et remettre leur offre sur la base du cahier des clauses particulières qui leur a été transmis.

Après ouverture des enveloppes, la Commission Marchés établit la liste des candidats avec lesquels le service acheteur est autorisé à engager une négociation sur la consistance de la prestation et le prix, à égalité de traitement entre les différents candidats.

Les étapes de la négociation avec l’ensemble des candidats, qui doivent être maintenus dans une situation de stricte égalité d’appréciation de leur offre, respectent obligatoirement un principe de transparence et de « traçabilité » écrite des questions posées et des réponses apportées.

L’achat est décidé par le Directeur Général de l’Agence ou par son délégataire dûment désigné, au vu des pièces justificatives, écrites et datées, de la négociation menée avec chaque candidat et de ses résultats, et d’un rapport de présentation établi par la Cellule Commande Publique, qui sont transmis à l’appui du bon de commande édité par le Service Comptabilité (en application du processus d’établissement et de visa des bons de commande en vigueur).

Les candidats non retenus sont informés par la Cellule Commande Publique dans un délai maximal de 10 jours à compter de la décision du Directeur Général de l’Agence ou de son délégataire dûment désigné, et avant émission du bon de commande relatif au marché par le Service Comptabilité.

Catégorie C - ► Achats dans une catégorie d’un montant supérieur ou égal à 15 000 € HT et inférieur à 40 000 € HT

Tout achat dans cette catégorie C est en principe soumis, sauf cas particulier, à une « procédure adaptée » avec publicité sous forme d’avis d’appel public à la concurrence (AAPC) au BOAMP ou autre site Internet de référence ou par voie de presse ou sur la rubrique « marchés publics » du site Internet de l’Agence, sur la base d’un règlement de consultation et d’un cahier des charges simplifiés.

Les candidats disposent au minimum de 10 jours à compter de la date de parution de l’ « AAPC » pour faire acte de candidature et remettre leur offre sur la base du cahier des clauses particulières qui leur a été transmis.

Le service acheteur reçoit les offres transmises par la Cellule Commande Publique.

Les étapes de la négociation du service acheteur avec l’ensemble des candidats, qui doivent être maintenus dans une situation de stricte égalité d’appréciation de leur offre, respectent obligatoirement un principe de transparence et de « traçabilité » écrite des questions posées et des réponses apportées.

L’achat est décidé par le Directeur Général de l’Agence ou par son délégataire dûment désigné, au vu des pièces justificatives (offres des candidats, réponses obtenues après négociation et analyses des offres) accompagnant la proposition d’achat, qui sont transmises au Service Comptabilité par la Cellule Commande Publique à l’appui du bon de commande à éditer par le Service Comptabilité (en application du processus d’établissement et de visa des bons de commande en vigueur).

Les candidats non retenus sont informés par la Cellule Commande Publique dans un délai maximal de 10 jours à compter de la décision du Directeur Général de l’Agence ou de son délégataire dûment désigné, et avant émission du bon de commande relatif au marché par le Service Comptabilité.

Sauf urgence avérée, démontrée par le service acheteur, toute proposition d’achat non accompagnée de la production des devis obtenus sera systématiquement rejetée.

Catégorie D - ► Achats dans une catégorie d’un montant inférieur à 15 000 € HT

Tout achat dans cette catégorie D est en principe soumis, sauf cas particulier, à une « procédure adaptée » avec publicité annuelle simplifiée des types d’achats concernés pour l’ensemble de l’année, par voie de presse ou sur la rubrique « marchés publics » du site Internet de l’Agence.

Tout achat dans cette catégorie d’un montant inférieur à 15 000 € HT peut être réalisé sur la base de devis après mise en concurrence d’un minimum de cinq fournisseurs ou prestataires ; néanmoins, au cas particulier à justifier, pour les achats inférieurs à 4 000 € HT, le service acheteur peut fournir un comparatif écrit minimal des niveaux des prix pratiqués (extrait de catalogue ou de tarif avec remise éventuelle, fax, devis simple, autres documents…) ou trois devis qui est transmis à l’appui du bon de commande édité par le Service Comptabilité (en application du processus d’établissement et de visa des bons de commande actuellement en vigueur).

Il est rappelé que tout achat, même dans la catégorie D d’un montant inférieur à 15 000 € HT fait systématiquement l’objet d’un bon de commande préalable.

► Cas particuliers

— Le recours à la procédure du groupement de commande (cf. article 8 du CMP) est privilégié, notamment pour les opérations d’achat concernant plusieurs agences sur des projets structurants.
— Le recours à une centrale d’achat homologuée (exemple : UGAP) (cf. article 9 du CMP) est dispensé des procédures de mise en concurrence décrites ci-dessus.
— Lorsqu’un fournisseur est le seul susceptible d’exécuter la prestation, pour des raisons liées au droit d’exclusivité qu’il détient sur le produit ou la prestation (droit d’auteur, brevet d’invention), les formalités de publicité décrites ci-dessus ne s’appliquent pas ; le service acheteur doit néanmoins démontrer par écrit qu’il n’existe pas de solution alternative concurrentielle envisageable.
— Compte tenu de la spécificité des achats informatiques et pour d’autres achats soumis à forte volatilité de prix ou de caractéristiques techniques, la multi attribution pourra être mise en œuvre pour ces achats sous forme d’accord cadre.

III - LA RECHERCHE DE L’ OFFRE ECONOMIQUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE

Dans tous les cas et quelle que soit la procédure d’achats utilisée, le service acheteur est tenu de rechercher l’offre économiquement la plus avantageuse.

Concernant les achats soumis à la procédure d’appel d’offres (catégorie A) et les achats soumis à procédure adaptée relevant de la catégorie B et C, cette recherche est effectuée en fonction des différents critères pertinents de jugement des offres obligatoirement définis et identifiés dans le Règlement de la Consultation : le premier critère de jugement des offres est de manière générale le critère « valeur technique », le prix étant le deuxième critère de jugement des offres ; néanmoins, selon la nature de l’achat à effectuer, l’ordre de priorité de ces deux critères principaux peut être inversé.

La prise en compte des enjeux liés au développement durable (critères environnementaux ou sociaux) est définie en relation avec l’objet du marché. Elle fait l’objet, selon les cas, d’une exigence de qualification au titre du développement durable requise pour candidater au marché, de prescriptions particulières dans le cahier des charges et/ou d’un critère spécifique d’appréciation au titre du développement durable pour le choix du titulaire au terme de la mise en concurrence.

Les autres critères éventuellement utilisés (exemples : délais, curriculum vitae) ne pourront, sauf cas particulier à justifier, intervenir prioritairement aux critères « valeur technique » et « prix ».

S’il est prévu d’attribuer le marché, quel qu’en soit son montant, en fonction d’un seul critère, ce critère ne peut être que le critère « prix ».

La solution de l’achat est considérée en comparant éventuellement sur le moyen terme les coûts d’achat et les coûts de location pour l’exécution d’une même prestation : lorsque cette analyse est demandée, elle englobe l’ensemble des coûts supportés durant la période d’exécution de la prestation ou d’amortissement du matériel considéré.

L’examen des candidatures et des offres concernant ces procédures est mené en application de la note de méthodologie d’examen des candidatures et des offres relatives aux marchés publics jointe en annexe 3 de la présente note.

Alain STREBELLE